GRPD (Reglamento Europeo de Protección de Datos): Cumplimiento para empresas

En un mundo cada vez más digitalizado, la protección de los datos personales se ha convertido en una prioridad. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), en vigor desde mayo de 2018, supone un cambio fundamental en la forma en que las empresas recogen, gestionan y protegen los datos de las personas. No se trata solo de una obligación legal, sino de un compromiso con la transparencia y la confianza.

¿Qué es el RGPD y a quién se aplica?

El RGPD tiene como objetivo proteger los derechos y libertades fundamentales de las personas físicas, en especial su derecho a la protección de datos. Define los principios que deben seguir las organizaciones y establece obligaciones claras.

Empresas obligadas a cumplir

Aquí se detalla cuáles son los tipos de empresas que deben cumplir con la normativa, tanto dentro como fuera del territorio europeo, y bajo qué circunstancias.

Cualquier empresa o entidad, dentro o fuera de la UE, que trate datos personales de ciudadanos europeos, está sujeta al RGPD. Esto incluye desde multinacionales hasta pequeñas empresas o autónomos que manejan datos de clientes, empleados o proveedores.

Datos personales y roles

Este punto aclara qué se considera dato personal y cuáles son los roles clave que intervienen en su tratamiento conforme al RGPD.

Se consideran datos personales cualquier información que identifique o pueda identificar a una persona: nombre, email, teléfono, IP, etc. Las figuras clave son:

• Responsable del tratamiento: decide cómo y por qué se tratan los datos.

• Encargado del tratamiento: trata los datos por cuenta del responsable.

Principios del RGPD y derechos de los interesados

Conocer los principios rectores del RGPD y los derechos que este otorga a los individuos es fundamental para aplicar correctamente la normativa. A continuación, se detallan los valores que rigen el tratamiento de datos y los derechos que las empresas deben respetar. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ofrece información clara al respecto en su portal oficial.

Principios fundamentales

Este subapartado expone los principios generales que toda organización debe aplicar al tratar datos personales bajo el RGPD.

1. Licitud, lealtad y transparencia

2. Limitación de la finalidad

3. Minimización de datos

4. Exactitud

5. Limitación del plazo de conservación

6. Integridad y confidencialidad

7. Responsabilidad proactiva

Derechos de los interesados

Se detallan aquí los derechos que el RGPD reconoce a los ciudadanos y que las empresas deben garantizar a través de procedimientos claros y eficaces.

El RGPD reconoce a las personas una serie de derechos que las empresas deben garantizar:

• Derecho de acceso

• Derecho de rectificación

• Derecho de supresión («derecho al olvido»)

• Derecho a la limitación del tratamiento

• Derecho a la portabilidad de los datos

• Derecho de oposición

Obligaciones legales para las empresas

El RGPD impone una serie de obligaciones específicas que toda empresa debe cumplir para garantizar un tratamiento adecuado y seguro de los datos personales. Esta sección detalla los requisitos legales más relevantes.

Consentimiento y transparencia

Se explica la importancia del consentimiento como base legal para el tratamiento de datos, así como la necesidad de proporcionar información clara y accesible.

El consentimiento debe ser libre, específico, informado e inequívoco. Las empresas deben informar de forma clara sobre qué datos recogen, para qué los usan y durante cuánto tiempo los conservarán.

Registro de actividades y documentación

Este apartado aclara la obligación de documentar el tratamiento de datos y tener registros disponibles para las autoridades de control.

Las organizaciones deben mantener un registro de todas sus actividades de tratamiento, accesible para las autoridades de control. También deben documentar medidas y decisiones tomadas en cumplimiento del RGPD.

Delegado de Protección de Datos (DPO)

Se introduce la figura del DPO, explicando cuándo es obligatorio designarlo y cuáles son sus funciones principales dentro de la empresa.

Algunas empresas están obligadas a designar un DPO, especialmente si realizan tratamientos a gran escala o tratan datos sensibles. El DPO asesora, supervisa el cumplimiento y actúa como enlace con la autoridad de protección de datos.

Privacidad desde el diseño y por defecto

Aquí se describe el principio de protección de datos desde la concepción de cualquier producto o servicio, así como la minimización del tratamiento por defecto.

El RGPD exige que la privacidad se integre en los procesos y sistemas desde su concepción. También que, por defecto, solo se traten los datos necesarios para cada finalidad.

Datos de menores y encargados

Se explican las particularidades del tratamiento de datos personales de menores y las garantías que deben ofrecer los encargados del tratamiento.

El consentimiento de menores de 14 años en España debe ser otorgado por sus tutores legales. Además, los responsables deben asegurarse de que los encargados del tratamiento cumplen también con el RGPD.

Transferencias internacionales

Este epígrafe aborda los requisitos legales para transferir datos personales fuera del Espacio Económico Europeo.

Cualquier transferencia de datos fuera del Espacio Económico Europeo debe garantizar un nivel adecuado de protección, mediante mecanismos como cláusulas contractuales, tipo o decisiones de adecuación.