DPO interno vs DPO externo

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece la obligación de designar un Delegado de Protección de Datos (DPO) en determinados supuestos, pero deja libertad a las organizaciones para optar entre una persona interna o una figura externa. Ambas opciones son válidas legalmente, siempre que se garanticen la independencia, cualificación y disponibilidad necesarias para el ejercicio eficaz del cargo.

¿Qué es un DPO interno?

Un DPO interno es una persona designada dentro de la plantilla de la propia organización. Puede tratarse de un trabajador con dedicación exclusiva a las funciones de Delegado de Protección de Datos o compaginar estas tareas con otras funciones, siempre que no exista conflicto de intereses y se respeten los principios de independencia funcional establecidos en el RGPD.

Esta modalidad permite una integración más directa en la cultura organizativa y un conocimiento continuo de los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales.

El DPO interno es un profesional de la organización con conocimientos especializados, independencia funcional y acceso directo a los procesos para supervisar el cumplimiento normativo en protección de datos.

¿Qué es un DPO externo?

Un DPO externo es una persona física o jurídica contratada por la organización mediante un servicio profesional para desempeñar las funciones propias del Delegado de Protección de Datos. Este modelo permite delegar las funciones del DPO a través de un contrato de prestación de servicios, sin que la persona designada forme parte de la plantilla.

La figura del DPO externo suele ser especialmente utilizada por pequeñas y medianas entidades, así como por administraciones públicas que carecen de recursos técnicos o humanos suficientes.

El DPO externo es un profesional o entidad contratada que, con independencia y alta especialización, asume externamente la supervisión del cumplimiento normativo en protección de datos.

¿Se diferencia en algo sus funciones?

No. El RGPD establece claramente que las funciones del DPO son las mismas con independencia de si se trata de una persona interna o externa. Entre ellas destacan:

• Informar y asesorar al responsable o encargado del tratamiento.
• Supervisar el cumplimiento normativo en materia de protección de datos.
• Cooperar con la autoridad de control.
• Actuar como punto de contacto con dicha autoridad y con los interesados.

Tanto el DPO interno como el externo deben estar en condiciones de desempeñar estas funciones de forma independiente, confidencial y con acceso a todos los recursos necesarios.

¿Qué ventajas aporta tener un DPO interno?

El DPO interno presenta una serie de ventajas para determinadas organizaciones:

• Conocimiento directo y continuo de los procesos, estructuras y personas de la entidad.
• Mayor integración cultural, lo que facilita la sensibilización interna y la coordinación entre departamentos.
• Disponibilidad inmediata para consultas, emergencias o reuniones internas.
• Capacidad para realizar un seguimiento proactivo y constante de las actividades de tratamiento.

Esta modalidad es especialmente recomendable para grandes organizaciones con estructuras complejas y un volumen significativo de tratamiento de datos.

¿Cuáles son los beneficios de contratar un DPO externo?

La contratación de un DPO externo aporta beneficios específicos, en especial para organizaciones con recursos limitados o necesidades específicas:

• Alta especialización técnica y jurídica, al tratarse de profesionales dedicados exclusivamente a esta materia.
• Objetividad e independencia reforzada, al no formar parte de la estructura interna ni estar sujeto a jerarquías.
• Flexibilidad en la contratación del servicio, ajustando su alcance a las necesidades y dimensión de la organización.
• Reducción de costes estructurales, al evitar la incorporación de personal adicional.
• Acceso a recursos multidisciplinares cuando se contrata a través de consultoras especializadas.

Esta opción es especialmente útil en pequeñas y medianas empresas, asociaciones, entidades del tercer sector o administraciones con estructuras ligeras.

Recomendaciones al nombrar un DPO interno

Para garantizar la eficacia de esta modalidad, se recomienda:

• Seleccionar un perfil con conocimientos sólidos en protección de datos, normativa aplicable y procesos internos.
• Garantizar independencia funcional: el DPO no debe recibir instrucciones sobre el desarrollo de sus funciones ni ocupar cargos que puedan generar conflicto de intereses.
• Asignar recursos suficientes, incluyendo tiempo, acceso a información, apoyo del personal y formación continua.
• Formalizar su designación y notificarla a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
• Establecer canales de interlocución directa con la alta dirección y facilitar su participación en decisiones relevantes.

Recomendaciones al contratar un DPO externo

Al optar por la modalidad externa, es aconsejable:

• Contratar a través de entidades o profesionales con experiencia contrastada en protección de datos y conocimiento sectorial.
• Verificar si dispone de certificación conforme al esquema de la AEPD y si ofrece garantías de continuidad y disponibilidad.
• Definir contractualmente el alcance de los servicios, niveles de servicio, tiempos de respuesta y mecanismos de supervisión.
• Asegurar su acceso a la documentación, procesos y personas necesarios para el desarrollo eficaz de su función.
• Evitar la subcontratación no autorizada o delegación excesiva en terceros que pueda afectar la calidad o independencia del servicio.

DPO interno o externo. ¿Qué elegir?

Ambas modalidades son válidas, y la elección entre DPO interno o externo debe hacerse en función de distintos factores que afectan a la estructura, necesidades y recursos de la organización. A continuación, se ofrece una guía orientativa:

• Tamaño y complejidad de la organización: en grandes entidades, puede ser más eficaz contar con un DPO interno; en organizaciones más pequeñas, un DPO externo puede resultar más eficiente.
• Volumen y tipología del tratamiento de datos: si se tratan datos sensibles, en gran escala o se realizan evaluaciones de impacto frecuentes, conviene disponer de un perfil especializado, interno o externo, con dedicación adecuada.
• Disponibilidad de recursos: las entidades sin estructura suficiente pueden optar por la externalización para asegurar cumplimiento sin sobrecarga interna.
• Necesidad de objetividad e imparcialidad: en casos donde puede haber conflicto de intereses, se recomienda recurrir a un DPO externo para reforzar la independencia.
• Frecuencia y urgencia de las consultas internas: si se requiere disponibilidad inmediata y presencia continua, el DPO interno puede ofrecer una respuesta más ágil.

En todo caso, lo esencial es garantizar que el DPO, sea interno o externo, cumpla con las condiciones de competencia, independencia y medios necesarios para ejercer sus funciones con plena eficacia.