Delegado de Protección de Datos en academias y centros de formación online

El Delegado de Protección de Datos garantiza el uso legal de la información personal en centros de formación online, asesorando, supervisando y actuando como enlace con autoridades

¿Qué es un Delegado de Protección de Datos en academias y centros de formación online?

El Delegado de Protección de Datos en academias online es la persona encargada de supervisar que dichos centros de formación cumplan con las normas de protección de datos. Su función principal es asegurar que el uso de la información personal de alumnos, docentes y personal se realice de forma legal y segura.

En entornos educativos digitales, donde se recogen y gestionan muchos datos personales, el DPO asesora sobre cómo tratar esta información correctamente. Revisa políticas, controla posibles riesgos y ayuda a implementar buenas prácticas. También es el enlace entre la academia, los usuarios y la Agencia Española de Protección de Datos.

En resumen, el DPO es una figura clave para que una academia online respete la privacidad y los derechos de las personas. Su trabajo refuerza la confianza de los usuarios y previene posibles incumplimientos legales. Aunque su nombramiento no siempre es obligatorio, cada vez es más necesario en el ámbito educativo digital.

¿Es obligatorio que los centros de formación online tengan DPO?

Según el artículo 34 de la LOPDGDD (Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales), el nombramiento de un Delegado de Protección de Datos (DPO) es obligatorio para determinadas entidades, entre ellas:

Los centros docentes que ofrezcan enseñanzas en cualquiera de los niveles establecidos en la legislación del sistema educativo.

¿Qué significa esto para academias y centros de formación online?

Sí es obligatorio designar un DPO si el centro online imparte enseñanzas regladas, es decir, aquellas que forman parte del sistema educativo oficial (por ejemplo, formación profesional, bachillerato o grados universitarios, incluso si se ofrecen de forma online).

No es obligatorio en academias o plataformas de formación que ofrecen cursos no reglados, como talleres, formación para empresas, cursos de idiomas u otras actividades educativas fuera del sistema educativo oficial. No obstante, puede ser recomendable designar un DPO si el tratamiento de datos personales es intensivo o se realiza a gran escala.

Entonces, ¿cuándo deben tener DPO las academias online?

La LOPDGDD establece que deben designar un Delegado de Protección de Datos, entre otros:

1. Los centros docentes que ofrezcan enseñanzas en cualquiera de los niveles establecidos en la legislación del sistema educativo.

Esto incluye:

• Educación infantil
• Educación primaria
• Educación secundaria
• Bachillerato
• Formación profesional
• Universidades
• Cualquier otro nivel reglado dentro del sistema educativo oficial (incluso si se imparten online)

2. Entidades que realicen tratamientos a gran escala de datos especialmente protegidos
Aunque esto está regulado directamente en el RGPD (art. 37.1) y complementado por la LOPDGDD, se interpreta que un centro que trate datos de salud, discapacidad, menores, etc., de forma sistemática y masiva, también debería designar un DPO.

Por ejemplo:

• Centros de formación que traten información de alumnos con necesidades especiales.
• Academias que recogen documentación médica o psicológica para adaptaciones curriculares.

3. Entidades que traten datos de forma sistemática a gran escala
Si un centro realiza seguimiento constante de la actividad del alumnado en plataformas online (por ejemplo, registro de actividad, hábitos de estudio, resultados académicos), se puede considerar que hace un tratamiento sistemático y a gran escala, y por tanto debería tener un DPO.

Esto se deduce del considerando 91 y artículo 37 del RGPD, que la LOPDGDD desarrolla.

¿Cuáles son las funciones del Delegado de Protección de Datos en una academia o centro de formación online?

• Supervisar el cumplimiento de la normativa de protección de datos en todas las actividades formativas y administrativas del centro online.
• Asesorar al equipo directivo y al personal docente sobre cómo manejar los datos personales de alumnos, tutores y colaboradores de forma segura.
• Revisar las plataformas educativas y herramientas digitales utilizadas por el centro, verificando que cumplan con los requisitos legales de privacidad.
• Gestionar las solicitudes de derechos de los usuarios como acceso, rectificación o supresión de sus datos personales.
• Evaluar los riesgos asociados al tratamiento de datos en entornos virtuales de aprendizaje y proponer medidas correctivas.
• Actuar como punto de contacto con la Agencia Española de Protección de Datos en caso de consultas o inspecciones.
• Formar y sensibilizar al personal del centro sobre buenas prácticas en protección de datos, especialmente en el uso de herramientas online.

El Delegado de Protección de Datos en academias y centros formativos online supervisa el cumplimiento normativo, asesora al personal, revisa plataformas, gestiona derechos, evalúa riesgos, forma al equipo y actúa como enlace con la AEPD.

¿Qué es mejor para una academia online, un DPO externo o uno interno?

Un DPO interno puede ser una buena opción si la academia cuenta con personal formado en protección de datos y que esté familiarizado con los procesos educativos digitales. Tiene la ventaja de conocer de primera mano la estructura interna, las plataformas utilizadas y la cultura organizativa del centro.

Sin embargo, un DPO externo suele ser la mejor alternativa para la mayoría de academias online, especialmente las pequeñas o medianas. Aporta una visión objetiva e independiente, y suele contar con una alta especialización en normativa, tecnología educativa y seguridad digital. Además, permite reducir costes fijos, evita conflictos de interés y garantiza un seguimiento profesional sin necesidad de formación interna constante.

En resumen, mientras que un DPO interno puede ser útil en estructuras más grandes y con recursos dedicados, la opción externa ofrece mayor flexibilidad, experiencia técnica y eficiencia para la mayoría de plataformas educativas online.

¿Cómo elegir un DPO para un centro de formación online?

Elegir un Delegado de Protección de Datos (DPO) adecuado es una decisión clave para garantizar el cumplimiento legal en una academia o plataforma de formación online. No se trata solo de cubrir un requisito normativo, sino de contar con un profesional que aporte seguridad, confianza y asesoramiento especializado.

• Debe tener conocimientos sólidos en normativa de protección de datos, especialmente en el ámbito educativo digital.
• Es recomendable que cuente con experiencia en plataformas e-learning y herramientas tecnológicas utilizadas habitualmente en centros online.
• Debe actuar con independencia y sin conflictos de interés, ya sea interno o externo al centro.
• Es obligatorio que esté debidamente inscrito en la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), tal como exige el artículo 34.3 de la LOPDGDD.

Para comprobar si un DPO está inscrito en la AEPD, se puede consultar el registro público habilitado en la web oficial del organismo. Solo hay que acceder al apartado “Sede Electrónica de la AEPD”, ir a “Consultas de Delegados de Protección de Datos” y buscar por nombre o entidad.

Contar con un DPO registrado y con experiencia contrastada garantiza que el centro de formación online no solo cumple con la ley, sino que protege activamente la privacidad de sus alumnos y docentes.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio informar a los alumnos de quién es el DPO?

Sí. La normativa exige que los interesados conozcan los datos de contacto del DPO para poder ejercer sus derechos.

¿Puede un profesor acceder libremente a los datos personales de sus alumnos?

Solo puede acceder a los datos estrictamente necesarios para su labor docente y siempre dentro de las funciones autorizadas por el centro.

¿Qué derechos tienen los alumnos sobre sus datos personales?

Tienen derecho a acceder, rectificar, suprimir, limitar el tratamiento, oponerse y solicitar la portabilidad de sus datos.

¿Se pueden grabar las clases online?

Sí, pero los alumnos deben ser informados previamente y se debe justificar la finalidad del tratamiento. Las grabaciones deben protegerse adecuadamente.

¿Qué pasa si un alumno es menor de edad?

Se debe contar con el consentimiento de los padres o tutores legales para tratar sus datos, salvo en los casos permitidos por la ley.

¿Qué riesgos existen si no se cumple la normativa de protección de datos?

El centro puede enfrentarse a sanciones económicas, pérdida de confianza, reclamaciones por parte de usuarios y posibles auditorías.

¿Puede un centro subcontratar servicios digitales (plataformas, videollamadas, etc.)?

Sí, pero debe firmar contratos de encargo del tratamiento y asegurarse de que los proveedores cumplan con el RGPD.