Externalizar el servicio DPO: ¿Sí o No?

La mayoría de empresas se deciden por contratar un DPO externo, ya que es la solución más rápida y sencilla para la gestión del tratamiento de datos. Pero, ¿por qué externalizar el servicio DPO? ¿Cuáles son las principales ventajas e inconvenientes?

Ventajas de externalizar el servicio DPO

Ahorro de costes

Contratar un DPO interno puede resultar costoso, especialmente para pymes. Externalizar este rol permite acceder a expertos sin incurrir en los gastos asociados a un salario fijo, beneficios laborales, formación continua, etc.

El modelo suele ser de tarifa plana o por servicio, lo cual facilita la previsión y control del presupuesto.

Acceso a alta especialización

Los proveedores externos suelen contar con equipos multidisciplinares (juristas, técnicos, expertos en ciberseguridad, etc.) con experiencia en múltiples sectores.

Están actualizados con los cambios regulatorios y buenas prácticas internacionales, algo difícil de mantener in-house sin inversión continua en formación.

Independencia y objetividad

Un DPO externo está desvinculado de la estructura interna de la empresa, lo cual facilita el cumplimiento del principio de independencia que exige el RGPD.

Reduce posibles conflictos de interés entre el DPO y otros roles dentro de la organización.

Rapidez y agilidad operativa

Los proveedores externos suelen contar con metodologías y herramientas ya probadas para implementar auditorías, políticas, registros de actividades y análisis de riesgos.

Esto permite una implantación más ágil del cumplimiento normativo, especialmente útil ante inspecciones o requerimientos urgentes.

Continuidad del servicio

Al externalizar, se garantiza la continuidad del rol incluso ante ausencias por vacaciones, bajas o rotación de personal.

Además, suelen ofrecer soporte constante y canales de atención para empleados y usuarios.

Reducción del riesgo legal

Una gestión profesional del cumplimiento normativo reduce significativamente el riesgo de sanciones por parte de autoridades como la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos).

También ayuda a prevenir brechas de seguridad o errores en el tratamiento de datos.

Mejora de la imagen y reputación

Contar con un DPO externo especializado transmite seriedad y compromiso con la protección de datos a clientes, proveedores e inversores.

En licitaciones públicas o colaboraciones internacionales puede ser un requisito o una ventaja competitiva.

Externalizar el servicio DPO permite ahorrar costes, acceder a expertos multidisciplinares y garantizar el cumplimiento del RGPD con agilidad, continuidad y menor riesgo legal, mejorando además la imagen y reputación de la empresa.

Inconvenientes de externalizar el servicio de DPO

Menor conocimiento del negocio

Un DPO externo puede no tener el mismo conocimiento profundo del funcionamiento interno de la empresa, sus procesos específicos, cultura organizacional o dinámica operativa diaria.

Esto puede dificultar la personalización de las soluciones o la anticipación de riesgos propios del sector.

Dependencia de un tercero

La empresa puede volverse dependiente del proveedor externo, lo cual puede ser problemático si este reduce su nivel de servicio, cambia sus condiciones contractuales o cesa su actividad.

En casos urgentes, podría haber falta de inmediatez en la respuesta o disponibilidad limitada fuera del horario pactado.

Desafíos en la comunicación

La coordinación entre el DPO externo y los distintos departamentos internos puede ser más lenta o menos fluida que si el DPO estuviera dentro de la organización.

La falta de presencia física o de interacción cotidiana puede dificultar la integración del cumplimiento normativo en la cultura empresarial.

Posible percepción de menor implicación

Algunos empleados pueden percibir al DPO externo como alguien “ajeno” o desconectado de la empresa, lo cual puede afectar la colaboración o el cumplimiento efectivo de sus recomendaciones.

También puede generar una menor sensación de vigilancia o control interno sobre el uso de los datos.

Riesgos de privacidad y confidencialidad

Al externalizar funciones sensibles, se comparte acceso a datos personales y documentación interna con un tercero. Esto requiere altos estándares contractuales de confidencialidad y seguridad.

Si el proveedor no tiene medidas sólidas, puede aumentar el riesgo de filtraciones o brechas de datos.

Limitaciones en auditorías internas

Al estar fuera de la organización, el DPO externo podría tener más dificultades para realizar auditorías internas exhaustivas o inspecciones espontáneas.

Esto puede generar una visión parcial del cumplimiento real, dependiendo de la información que le provean los responsables internos.

Externalizar el DPO puede generar desafíos como menor conocimiento del negocio, dependencia del proveedor, riesgos de privacidad y dificultades en la integración y auditorías internas si no se gestiona adecuadamente.

Consideraciones clave antes de externalizar el servicio DPO

Requisitos legales del DPO externo

El RGPD establece que el DPO, ya sea interno o externo, debe cumplir con ciertos requisitos:

• Independencia en el ejercicio de sus funciones.
• Acceso directo a la alta dirección.
• Conocimiento experto en legislación y prácticas de protección de datos.
• Capacidad de supervisar el cumplimiento y asesorar de forma proactiva.

Por tanto, debes verificar que el proveedor:

• Cumple con los artículos 37 a 39 del RGPD.
• Tiene un perfil técnico-jurídico adecuado.
• No incurre en conflicto de intereses con otras actividades que realice para tu empresa.

Entendimiento del sector y de tus procesos

Evalúa si el proveedor tiene experiencia en tu sector (salud, educación, e-commerce, servicios financieros, etc.), ya que cada industria tiene riesgos y normativas específicas.

Asegúrate de que entienda cómo se tratan los datos personales en tu organización: marketing, RRHH, atención al cliente, sistemas, etc.

Garantías de seguridad y confidencialidad

El DPO externo tendrá acceso a información sensible, por lo que debe:

• Firmar cláusulas de confidencialidad específicas.
• Garantizar medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos.
• Estar dispuesto a auditorías o revisiones de cumplimiento.

Disponibilidad y continuidad del servicio

Confirma que el proveedor:

• Ofrece una persona o equipo dedicado, con contacto directo.
• Tiene un plan de continuidad para asegurar el servicio ante bajas, vacaciones, etc.
• Ofrece disponibilidad para emergencias como brechas de datos, denuncias o inspecciones.

Comunicación e integración

Asegura canales claros y fluidos de comunicación con el DPO.

Establece reuniones periódicas y reportes.

Fomenta que el DPO forme parte activa del día a día: en la toma de decisiones, diseño de nuevos tratamientos, campañas de marketing, etc.

Definición clara del contrato (SLA y alcance)

Antes de firmar, asegúrate de que el contrato incluye:

• Tareas específicas: formación, auditorías, gestión de derechos, DPIAs, contacto con autoridades, etc.
• Tiempos de respuesta garantizados.
• Límites de responsabilidad, condiciones de rescisión y mecanismos de supervisión.
• Posibilidad de revisión del contrato si cambian los riesgos o el volumen de datos tratados.

Formación y concienciación interna

Aunque externalices, el cumplimiento sigue siendo responsabilidad de la empresa.

Es importante que el proveedor ayude a formar al personal interno y crear una cultura de protección de datos.

El DPO externo no debe ser solo un nombre en el organigrama, sino un actor activo en la gobernanza de datos personales. Si eliges bien y estableces una buena relación de colaboración, puede ser una solución muy eficiente y segura.